業務フローを見直し、それぞれの処理を個別に最適化（システム化を含む）して処理時間を短縮すれば、概ね足し算となる全体の所要時間は短縮されるはずですよね。 

しかし、実はそれぞれの処理に掛かる時間は、現場の工夫と改善で短縮済みの場合は多いように見受けられます。私達もシステムを提供する立場として、ICTによる処理速度の改善とそれによる処理可能量の拡大のお手伝いをさせていただいておりますが、今やシステム化がある程度導入済みのなかで全体の時間軸を追ってみると、コンピュータの外（あるいは横）で時間を費やしているように見受けられることは多々あります。 

本コラムの【学びの窓（DX編）】 第27回 システム化のその後を見ていますか？で「前工程」と「後工程」も考えた業務フローの見直しをお勧めいたしましたが、システム化済み以外の日常の事務作業においても、まだまだ改善出来ることは有ると感じています。 

例えば前工程を始めるタイミング、「準備の時間」や「手続きの時間」は適切ですか？ 

準備は早ければ早い程良い、というわけではないのですが、納期や後工程が待ち受けている状況で、「処理工程」自体の時間短縮はこれ以上出来ない場合、準備期間（および前工程）を短縮せざるを得ないことはままある話かと思います。
着手の指示を早めにもらえば、他の仕事との兼ね合いも調整しやすく、落ち着いて準備＝前工程が実施出来たはずが、着手指示が工程の所与時間許容範囲ギリギリで来ると、現場には緊張が走ります。
不要な緊張＝ストレスはミスや事故の発生に繋がりやすくもなります。 

 

 

さて、 
この「着手指示」の迅速化を皆様は意識していらっしゃいますか？ 
間に合えばよい、という程度の認識でしょうか？ 

もしかして、承認などの手続きに時間を費やしてはいませんか？
実際に検討する時間よりも「待ち時間」が無駄に長くなっていることを、放置してしまってはいませんか？ 

他者への依頼や承認について、自分の決断を遅らせる心理的傾向から、状況把握と検討に出来るだけ時間を取りたいとの積極的な意向まで、
理由は様々かもしれませんが、「紙」で行う依頼・承認処理の場合には、物理的に判断時間が取れていないケースもあるようです。
「待ち時間」で時間を浪費するのではなく、「準備時間」に割り当てることは出来ないか？
私達ピコシステムが、稟議書をはじめとする「ワークフローの電子化」をお勧めする理由でもあります。 
Create!Webフロー
現場で努力して時間短縮出来ているので問題ではない、とするのではなく、
不測の事態にさえ準備出来る＆対応出来る“余裕を持たせる”ためにも、
是非、前工程の一歩手前の効率化に目を向けていただきたいと考えています。

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