さて、上のスクリーンショット、

・ 拡大率は同じ

・ 入力してある文字も同じ

・ 線を引いてある箇所も同じ

・ 使っている色の種類も同じ

です。この表は担当者別売上表です。目的は担当者の売上金額、どちらが読みやすいですか？

 

まず、セルのセルの塗りつぶしです。



ついつい、手早いので色パレットから色を選んでおしまい、になってしまいますよね。そこをグッと、急がば回れ、セルの書式設定ダイアログボックスから、塗りつぶしタブを利用してみませんか？背景色を色なしにして、パターンの色とパターンの種類を指定するだけで、文字をつぶさない色使いが可能になります。


 

誰が広めたのでしょう。まあみなさん、黒実線の格子に黒実線の太枠がお好きなこと。よく見るパターンです。でも、線が主張しすぎていて、数字や文字の印象が薄くなっていませんか？担当者別売上表ですから、この表の目的は数字を目立たせることです。
どうしても太実線を使いたいなら、セルの書式設定で罫線の色をグレーにしてみてはどうでしょう。そして、細実線の代わりに、急がば回れ、点線を利用すれば、それだけで、罫線がグッとスマートに見えます。
ただし、罫線を整えるのは、最後の最後です。途中で触るからコピーや移動で崩れてしまって嫌気がさすのです。途中はグッと我慢して罫線を仕上げないこともまた、大事なTipsです。

 

エクセルの表作成のコツの一つは「すきまの美学」です。

右側の表は行高が27ピクセル、左側の表は26ピクセルです。この、たった1ピクセルが大きい。すきまの美学、ご参考になさってみてください。
 

実は、右側の表には3種類のフォントサイズが使用されています。タイトル行は10pt、担当者名は10.5pt、売上数値は11ptです。一番見てほしいものに0.5ptの花を持たせてあげるだけで見やすさが変わります。そして、見なくても分かっているようなことについては注目を集める必要がありません。ただし、同じ性質のフォントサイズは一律にしましょう。担当者名が、誰か一人だけフォントサイズが大きい、などという設定は好ましくありません。目立たせるのであれば、フォントサイズではなく色などほかの手段を使います。
 

先頭文字と隣接する罫線にも、すきまの美学を使えます。セルの書式設定でユーザー定義の書式に [”半角スペース”@] を入力しておくと、先頭文字の前に半角スペースを挿入して表示してくれます。データとしてスペースを空けるのではなく、セルの書式設定を使えば簡単ですし、元データは温存されています。



数値には、セルの書式設定のユーザー定義に[#,###,半角スペース]を記述します。



わたしの様な年齢になると、数字が小さくて読めないだけでなく、線が目立って数字が一層読みづらくなり、画面を話したり近づけたり、お年頃の眼鏡をかけたり外したり、大変なのです。この箇所を読んで「そうそう」と思い当たる方は意外と多いのですよ？「まだ自分は大丈夫」という方も、ちょっとした優しい気遣いのひと手間、いかがですか？

さて今回のチップスは以上です。5つの操作をご紹介してまいりました。

■チップス① べた塗りをやめる
■チップス② 黒太線と黒実線をやめる
■チップス③ 行高にすきまを作る
■チップス④ フォントサイズを微調整する
■チップス⑤ 罫線と数字、罫線と文字のすきまを作る

「なぜ、あの人の作る表は読みやすいのか」そう言われる人になれそうですか？一度慣れてしまえば、作りっぱなしの表の無骨さを脱することができます。仕上げのほんの数分のひと手間、ひとつのスキルでもよいのでチャレンジしてみてください。貴方のひと手間で、職場の誰もが読みやすい表を作れるなら、ステキです。
お試しいただければさいわいです。