このコラムでは毎回、パソコンを使った操作が「楽々」になるチップスを
Windows・Excel・PowerPointなどのテーマから選んでお届けいたします。

チップスとは「ちょっとしたヒント」のことです。

さて第39回のテーマはMicrosoft Formsの活用です。最近、会議や社内研修の出欠確認と意見の情報収集にMicrosoft Forms を使って効率を上げる企業が増えています。会議中に意見を収集することで、順番に声を聴くよりも早く多く公平な情報を収集して共有することが可能になります。オンラインで意見共有することで、深い議論をすることにつながった、パワハラ会議の対策になった、などの効果を実感なさっている企業様もおありです。また、コンプライアンスやメンタルヘルスチェック、昇給テストなどの定期的なテスト評価がラクになったという事例も増えています。

Microsoft Forms は無償でも利用が可能ですが、Microsoft365ユーザーであれば使える応答数の上限も多くなりますし、組織内だけでの運用というセキュリティも担保できます。

デザインは少し不器用という印象を否めませんが、さまざまなテーマからデザインを選択できます。ぜひお試しになってみてください。

 

https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/online-surveys-polls-quizzes へアクセスしてサインイン （今回はMicrosoft365アカウントでサインイン）

■チップス① 新しいフォームの作成

1. [新しいフォーム]

 

2. フォームのタイトルを入力。
回答者が回答しやすい環境を整えるには、画像とフォームの説明も活用します。
3. [+新規追加]
 

追加できる候補は以下のとおりです。



4. 各質問とその回答候補などを追加
（例）

4. 質問の順序や必要性を検討
 

不要な質問を削除したり、質問の順番を入れ替えたり、解答を必須に設定することなどが可能です。
5. 質問の分岐の必要性について検討

分岐を利用するには、予め分岐先になる質問を設定しておく必要があります。どの質問のどの回答から次のどの質問へ分岐するか、指定します。

6. プレビューを確認
プレビューでは、PC画面でのプレビューの他に、携帯電話やタブレットでのプレビューも確認することが可能です。

 

例：コンピューターのプレビュー画面


例：携帯電話/タブレットのプレビュー画面

7.[戻る]
 

■チップス② 回答者を制限する

1. [回答を収集]

2. 回答できる対象者を指定
 

■チップス③ 短縮URLを発行する

1. [URLを短縮]チェックをオン
2.短縮されたURLリンクを配信

 

* 参考



[埋め込み]ボタンを利用すれば、Webページなどに埋め込むためのコードが表示されます。
 

■チップス④ QRコードの公開

1. [プレゼンテーション]

 

2. 表示されたQRコードまたはリンクを配信


 

■チップス⑤ 外観を整える

1. [スタイル]
2. 表示されたスタイルウィンドウからスタイルを適用
3. 必要に応じて[BGM]をオンにしてBGMを候補から選択

以上で簡単なフォームを作成することが出来ました。オンラインですから保存の必要はありません。
操作の都度、その結果が保存されて行きます。
また、回答者が回答すると、[応答]ボタンの数がカウントアップされて行きます。
[応答]を選択すると回答内容だけでなく、その結果を可視化したグラフも一緒に自動的に作成されます。

さて、今回のテーマ、いかがでしたでしょうか。冒頭でもお知らせした事例のとおり大切なことは、どのシーンで何のために活用するか、です。ピタリとはまるシーンで企業内で浸透させることで効果は飛躍的に上がります。

ぜひお試しいただいて、情報収集や分析の質が高まるようでしたらさいわいです。

 

 「他にもこんなことできたらいいな？」のリクエストやご感想がございましたらぜひ、お問い合わせまでお知らせください。それでは次回までごきげんようお過ごしくださいませ。

 

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