デジタルトランスフォーメーションへの過程で、業務や資料のデジタル化に取り組むことが必要になりますが、資料の整理方法についてお問合せいただくことが度々有ります。



皆様の会社でも、社内ネットワーク上の共有フォルダで情報を共有することはほぼ当り前の状況になっていると思います。

でも、案外「紙とバインダー」での業務は無くなりませんよね。

理由は様々ですが、そのうち一つはパソコン上では「探しにくい」ことであったりします。
パソコン上で仕事をしているけれども、ワープロと表計算と伝票の入力くらいで情報共有はまだまだ．．．と仰る方もいらっしゃるかも知れません。

また、電子化は進んだが、各個人のパソコンの中に会社として重要な情報が積み重なって「埋っている」、その業務はその人が居ないと結局進まない、なんてことも有るようです。


電子化のメリットはいくつかありますが、

１．物理スペースをあまり必要としない

２．再利用しやすい → コピーが簡単＋修正が簡単

３．同時に複数人で見れる → 業務スピードが上がる
４．探しやすい → バインダーを探してめくるよりは楽

などでしょうか。

これらのなかで、2番以降に共通する”前提”があります。

 

＜＜＜探しやすいこと ＞＞＞

冒頭で申し上げた「探しにくさ」があると、電子化のメリットも激減するということですよね。
共有フォルダやファイル名の運用次第で、情報を参照するスピードは大きく変わります。フォルダ階層やファイル名の命名規則は、業種毎に向き不向きがありますし、社員の方々の好みによって様々な方法が有り得ます。

ただ重要なのは、

ファイルを保管する場合の決め事。社内で統一されていますか？

ということ。

個々人のマイルールではなく、社内や部署毎のルールを決めて実行しましょう。

ルールを決める際には、共有スペースに置くものと個人のパソコン内で保管して良いものを区別して下さい。

また、情報の管理はセキュリティ上の安全面にも影響があります。
不要な情報は廃棄することが情報漏洩や災害後の業務復旧のスピードアップにも繋がります。
いわゆる「断捨離」は電子化されても必要な作業と考えましょう。

共有フォルダのバックアップは必ず取得するようにしましょう。

ランサムウェア等の脅威に対する最大の防御手段であり、災害対策にもセキュリティ事故にも共通する業務継続計画（BCP）の重要要素です。

インボイス対応や電子帳簿保存法への対応を機会に見直すこともお勧めです。
具体的な相談は当社担当営業にてお受けいたします。

 

 

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話題は少し変わって、セキュリティのお話をひとつ。
昨年12月にIPAよりVPN機器の脆弱性について、対応を急ぐよう注意喚起がありました。

FortiOS SSL-VPN の脆弱性対策について(CVE-2022-42475)

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